Desde su inauguración en 2007, el Centro Global Administrativo de Panamá asume una serie de responsabilidades para prestar apoyo a los Estados Miembros en el hemisferio occidental y a escala mundial. Los servicios que proporciona están relacionados con los recursos humanos, la capacitación, los seguros médicos y de salud, los servicios jurídicos, la contabilidad y las finanzas, la información, la tecnología y las comunicaciones, la seguridad, auditoría interna y el apoyo para situaciones de emergencia y consecutivas a las crisis.
 

El Centro Administrativo está conformado por las siguientes Unidades:

Servicios de Asesoría en Recursos Humanos (HRAS)

La Unidad de Servicios de Asesoría de Recursos Humanos (HRAS, por su nombre en inglés, Human Resources Advisory Services), en PAC, proporciona apoyo global a las Oficinas Regionales y de País, a lo largo de todo el ciclo de recursos humanos, incluyendo salud ocupacional y no ocupacional, seguro médico, oportunidades de entrenamiento y la promoción de buenas prácticas para la administración del personal contratado localmente. HRAS promueve el cumplimiento global de la administración de recursos humanos al alinearlo con las políticas, reglas y regulaciones aplicables en cada caso y en coordinación con la Sede para el desarrollo de las políticas de recursos humanos para la Organización.

HRAS incluye las siguientes unidades:

La Unidad de Diseño Organizacional (ODU, por su nombre en inglés) es responsable de desarrollar propuestas de arquitectura de puestos y perfiles de puesto, brindando asesoramiento sobre el manejo de posiciones, planificación de la fuerza laboral, iniciativas de crecimiento y reducción, así como el análisis o la coordinación de clasificación de posiciones en categorías “General Service”, “National Officer” y “Professional” mundialmente.

La Unidad de Salud Ocupacional (OHU, por su nombre en inglés) es responsable de evaluar y confirmar que los miembros del personal contratados localmente son aptos para laborar, promoviendo el comportamiento saludable y la consciencia de seguridad. OHU proporciona asesoría médica cuando sea requerido, autoriza viajes de trabajo, y facilita y autoriza viajes médicos y de evacuación. Actualmente, OHU brinda apoyo a 83 países en América y África.

La Unidad de Desarrollo y Aprendizaje del Personal (SDL, por su nombre en inglés) promueve las actividades de aprendizaje para todos los miembros del personal contratados localmente y facilita el acceso a los cursos en línea en la plataforma de e-Learning de OIM. SDL también es el punto focal para el Examen de Competencia de Idioma de Naciones Unidas (LPE, por su nombre en inglés United National Language Proficiency Exam).

Tecnología de la Información y las Comunicaciones (ICT)

El Centro de Servicios de Tecnología de Información y las Comunicaciones en Panamá se estableció en el año 2013 para proporcionar servicio de soporte técnico bilingüe, rentable y de calidad a todas las Oficinas Regionales y las Oficinas de País de la OIM en las Américas.  Desde entonces, el alcance de la Unidad Global de Soporte a Usuarios (GUS, por sus siglas en inglés) se ha expandido para proporcionar servicios a nivel mundial.

 

Con la implementación de un centro de datos de última generación en Panamá en el 2014, el Centro de Servicio se convirtió en el Sitio Global de Recuperación de Desastres y alberga una variedad de sistemas corporativos que garantizan la operación de la Organización en caso de un desastre en uno de nuestros centros de datos principales.

 

En el 2015, el Centro de Servicio estableció la Unidad de Infraestructura y Redes para proporcionar diseño de redes y sistemas, la ejecución de proyectos de infraestructura, soporte avanzado de escalamiento, así como servicios de capacitación y consultoría a todas las oficinas de la OIM en todo el mundo.

 

Con el establecimiento del Equipo PRIMA en el 2017, el Centro de Servicios TIC ha estado muy involucrado en el diseño, implementación y provisión de soporte para el software corporativo de gestión de proyectos.  Lanzado en 2019, el nuevo software proporciona múltiples herramientas para facilitar la gestión de proyectos a lo largo del ciclo del proyecto y permite la generación de informes agregados.

 

En 2018, la Unidad de Seguridad de TIC se incorporó a la cartera de servicios para elevar la postura de seguridad de la OIM, promoviendo la implementación de estándares de seguridad y mejores prácticas para proteger los datos, los sistemas y los activos de TI de la OIM.  Los servicios clave que se ofrecen globalmente a la organización incluyen pruebas de penetración, verificación de cumplimiento de seguridad, gestión de vulnerabilidades, monitoreo de seguridad, gestión de incidentes, gestión de bitácoras e inteligencia de amenazas.

 

El Centro de Servicio ofrece soporte adicional, como la contratación y la capacitación de personal local de TIC para las oficinas en los países, facilita la adquisición de hardware y software, y brinda asesoramiento y aprobación a proyectos que incluyen un componente de TI.  Uno de los servicios más importantes proporcionados es la Respuesta a Emergencias para apoyar las operaciones de la OIM para ayuda humanitaria después de desastres naturales (por ejemplo, terremotos o huracanes).

 

Desde su inicio, el Centro de Servicios TIC en Panamá ha sido impulsado por una estrategia de proporcionar servicios de alta eficiencia y calidad a nuestros colegas y, lo que es más importante, para apoyar las operaciones y los servicios prestados a los migrantes y beneficiarios de la OIM todo el mundo.

 

Unidad Legal en Panamá (LEGCR)

La División de Derecho de Contratos (LEGCR) brinda asesoramiento legal sobre todo tipo de contratos necesarios para las operaciones y actividades de la OIM, incluidos los acuerdos con donantes públicos y privados, contratos para la compra de bienes y servicios, acuerdos de implementación de proyectos y acuerdos de cooperación.

 

LEGCR apoya a las misiones y unidades en la sede para estructurar acuerdos, incluyendo sugerencias sobre los modelos correctos a ser utilizados y asesoría sobre las disposiciones contractuales apropiadas, brinda asistencia en las negociaciones contractuales y además brinda asesoría sobre disputas contractuales cuando las mismas ocurran. Las áreas temáticas cubiertas incluyen las condiciones de las contribuciones, asuntos relacionados con los informes financieros, derechos de propiedad intelectual, incumplimiento por parte de los contratistas y terminaciones de contratos.

Oficina del Inspector General (OIG)

La Oficina del Inspector General / Auditoría Interna (Unidad de Panamá) lleva a cabo sus funciones de auditoría de conformidad con el Estatuto de la Oficina del Inspector General (IN/74) y  bajo el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoria Interna del Instituto de Auditores Internos (IIA). Este marco incluye elementos obligatorios que consisten en la definición de Auditoría Interna, el Código de Ética y las Normas Internacionales para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna que se aplican en las tareas de auditoría realizadas a nivel global en las oficinas, programas y procesos de la OIM. La unidad de Panamá es parte de la División de Auditoría Interna que pertenece a la Oficina del Inspector General, la cual cuenta con otras dos unidades en Manila y Ginebra.

Unidad de Servicios Financieros (PFS)

La Unidad de Servicios Financieros en Panamá tiene bajo su responsabilidad principalmente dos áreas fundamentales: el Apoyo Contable Regional y  la Unidad de Apoyo Central a PRISM.  PFS también ofrece servicios globales, con especial atención a la región de América Latina y el Caribe, y endosa los informes financieros de todos los proyectos L3 de emergencias.

Apoyo Contable Regional – RAS

El equipo de RAS realiza funciones de asesoría, revisión y apoyo a las oficinas de país, Centro Administrativo en Manila, la Sede en Ginebra y el endoso de informes financieros de proyectos de emergencias con nivel L3.  Se encarga de la validación de las cuentas de las oficinas de país, de la revisión y conciliación de cuentas, del seguimiento y pago de cuentas pendientes, de las reconciliaciones bancarias, así como el apoyo a las oficinas con los cierres mensuales y anuales.  También asiste en la coordinación de información financiera de proyectos, apertura y cierre de proyectos.  RAS ofrece a las oficinas asesoramiento y apoyo para las recomendaciones de auditoría en temas financieros y contables.

Entre algunas de las revisiones que se realizan en RAS se encuentran:

Monitoreo y revisión de las cuentas contables para cierre mensuales. Revisión de las cuentas contables de las oficinas. Revisión y endoso de informes financieros para donantes. Monitoreo y revisión de los proyectos de las oficinas.

 

Unidad de Apoyo Central a PRISM – PCST

La unidad en Panamá gestiona y da mantenimiento a los datos en el sistema contable PRISM: cuentas contables, información de donantes y proveedores, cuentas bancarias, códigos de proyectos, información general de proyectos, entre otros. Trabaja en estrecha coordinación con la unidad de PCST en Manila.  PCST también garantiza la consistencia y precisión de los datos centralizados, a fin de facilitar la presentación de informes financieros.

El objetivo principal de las revisiones es la de garantizar la integridad y transparencia de la información financiera de la OIM, asegurando el cumplimiento de las normas y regulaciones financieras.

La unidad también realiza entrenamientos presenciales y virtuales para el personal financiero, grupales o personalizados, sobre diversos temas contables en inglés y español, en coordinación con las Oficinas Regionales.

Unidad de Gestión de Recursos (RMU)

Un factor importante en la buena reputación de la OIM con los Estados Miembros y los donantes es la gestión cuidadosa de los recursos encomendados. A medida que la OIM continúa creciendo en respuesta a los desafíos de la migración global, las necesidades de adquisición aumentan de la misma manera.

La Unidad de Gestión de Recursos brinda los siguientes servicios: Adquisición y Logística, Contabilidad y Finanzas, Tesorería y Recursos Humanos.

La OIM valora cuidadosamente las empresas que ofrecen productos y servicios de calidad, aseguran una entrega oportuna y proponen condiciones de pago favorables después de la entrega.

Mantiene controles y registros relacionados con contabilidad, finanzas y procedimientos internos; así como pagos.

Brinda asesoramiento permanente al personal sobre diversos temas.

Oficina de Seguridad del Personal (OSS)

Visión general

Históricamente, la Organización Internacional para las Migraciones se ha encontrado operando en áreas cada vez más inseguras del mundo. Reconociendo esto, así como su responsabilidad institucional para el personal y la seguridad de los activos, la OIM se unió por primera vez a United Nations Security Management System (UNSMS) en 1998 a través de un Memorando de Acuerdo con el Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (UNDSS), anteriormente Coordinador de Seguridad de las Naciones Unidas (UNSECORD) .

Como la OIM continúa siendo parte del UNSMS, en 2002 la organización estableció Staff Security Unit (SSU), que ahora es la Oficina de Seguridad del Personal (OSS)para fortalecer su capacidad en la gestión de la seguridad y según lo ordenado por los estados miembros de la OIM, según la Resolución 1076 del Consejo. La membresía de la OIM en el UNSMS se fortaleció aún más a medida que la Organización se convirtió en una organización relacionada con la ONU en septiembre de 2016.

OSS es el punto focal de la OIM en la gestión de políticas de seguridad y el apoyo operativo para permitir la implementación más segura y efectiva de los programas y actividades de la Organización. Bajo la Oficina del Director General (ODG), la sede de OSS se encuentra en Ginebra, Suiza, mientras que el Centro de Operaciones 24/7 se encuentra en Manila, Filipinas, con una oficina de respaldo en la Ciudad de Panamá, Panamá, y Oficinas Regionales en Dakar, Nairobi , Pretoria, El Cairo, Ginebra, Bangkok y Ciudad de Panamá.

Misión

La Oficina de Seguridad del Personal (OSS, por sus siglas en inglés) es responsable de proporcionar liderazgo en la gestión de políticas de seguridad y apoyo operativo para permitir la implementación más segura y efectiva de los programas y actividades de la OIM.

Visión

Nuestra visión es la de un mundo en el que el personal, las oficinas y los recursos de la OIM estén seguros y protegidos, lo que permite y mejora la capacidad de la entrega del programa de la OIM en la protección y el bienestar de los migrantes.

Esta visión se logrará mediante la implementación de "personal eficaz y gestión de riesgos de seguridad".

Quienes somos

La marca de la Oficina de Seguridad del Personal (OSS) refleja nuestros principios y valores fundamentales.

Lo que hacemos

Para permitir la entrega del programa teniendo en cuenta el deber de cuidado y debida diligencia de la organización, con la responsabilidad administrativa asociada, OSS se centra en sus servicios de soporte global actuales, a saber:

Gestión de riesgos de seguridad. Entrenamientos de seguridad certificados por UNSMS. Actualizaciones de seguridad y asesoramiento a ODG (Oficina de Director General), RO (Oficina Regional), CO (Oficina de País) y sub oficinas. Centro de operaciones global con centro de comunicaciones 24/7. Coordinación de gestión de incidentes de rehenes. Plan de continuidad del negocio Asesoramiento y coordinación. Asesoramiento y coordinación de seguridad en viajes aéreos. Respuesta de emergencia oportuna y efectiva. Despliegue rápido de personal de seguridad. Compromiso continuo con la Red Interinstitucional de Gestión de Seguridad (IASMN). Un rol de liderazgo sólido dentro del UNSMS. Pionero en el desarrollo y despliegue de SCAAN (Red de comunicaciones y análisis de seguridad) como una herramienta eficaz de tecnología de seguridad mejorada en el UNSMS. Desarrollo de la capacidad de seguridad del personal operativo. Seguridad del personal y desarrollo de políticas de seguridad. Servicios relacionados con la seguridad dentro de Adquisiciones y Finanzas.